Najlepsze narzędzia do planowania i organizacji czasu

Dzisiejszy post to kolejny po tym o wyprawce akademickiej (kilk), który poświęcam tematyce planowania i efektywnej nauki czy realizacji zadań. Na wstępie warto podkreślić, że skuteczne planowanie to tylko część sukcesu – bo czym jest sam plan bez jego realizacji? 🙂
Jednak dobry plan i używanie skutecznych narzędzi oraz metod, pozwolą Wam uczynić realizację celów przyjemniejszą i skuteczniejszą. Właśnie dlatego dzisiaj podpowiem Wam, co naprawdę w tym temacie ma sens i nie jest tylko kolejną apką, która zabiera miejsce w Waszych smartfonach. 
Oto moi faworyci:
1. Kalendarz/planner/bullet journal 
Pierwszy punkt jest oczywisty, bo w końcu kalendarza używa większość z nas, ale diabeł tkwi w szczegółach. Istotne jest JAKIEGO kalendarza czy plannera używamy. Przerobiłam ich już naprawdę sporo i wciąż nie mogę znaleźć ideału – plannery często są przeładowane i nie korzystam z wielu opcji (np. zaznaczanie szklanek wypitej wody, codzienna lista wydatków, planowanie czasu dla siebie), a kalendarze bywają zbyt proste i pozbawione większej ilości miejsca na notatki.
Czymś po środku jest kalendarz Radzkiej, z którego korzystam od początku roku i mam już także edycję na rok 2019 (tutaj możecie ją zakupić).
Czemu go polecam?
– jest pięknie wydany (twarda, porządna okładka i stylowe, modowe grafiki),
– jeden dzień to jedna strona (poza weekendem), więc mamy mnóstwo miejsca na codzienne zapiski,
– każdy miesiąc poprzedza minimalistyczny i bardzo funkcjonalny rzut całego miesiąca,
– brak zbędnych stron.
Minusem tej edycji jest na pewno brak tasiemki i dodatkowego miejsca na notatki na końcu, ale w przyszłorocznym kalendarzu obie rzeczy już są 🙂
Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze kalendarza?
Wybierając kalendarz bądź plannerem zastanówcie się najpierw, co w nim chcielibyście zapisywać i czy wszystkie elementy znajdujące się w danym egzemplarzu, są Wam potrzebne. Planner bez dat na pewno sprawdzi się osobom, które niekoniecznie codziennie chcą coś notować oraz miłośnikom wszelkiego rodzaju list, monitorowania nawyków itp. 
Jeżeli natomiast kalendarz jest Wam potrzebny tylko do zapisania od czasu do czasu ważnego spotkania czy wyjazdu, to może najlepszym rozwiązaniem będzie kalendarz Google, który nie zajmuje miejsca w Waszych torebkach i plecakach, a przy tym możecie go dzielić z członkami rodziny czy współpracownikami.
Trzecią opcją dla osób, które chcą wszystko zrobić po swojemu od A do Z, jest bullet journal. Bullet journal to notatnik, który możecie zapełnić czymkolwiek chcecie i będzie dla Was świetnym narzędziem do planowania dużych projektów, sporządzania list prezentów, rzeczy do zrobienia itd. 
Wy decydujecie, co będzie w środku, co z jednej strony jest super, bo nic Was nie ogranicza, a z drugiej oznacza, że najpierw musicie poświęcić trochę czasu na stworzenie swojego bullet journala (trzeba rozplanować układ stron, zrobić spis treści, porobić tabelki itd.). 
Taki bullet journal możecie rozpocząć np. w Planerze Pełnym Czasu (klik), który zbiera same pozytywne opinie. 

2. Listy zadań
Dlaczego warto zapisywać rzeczy do zrobienia?
– o niczym nie zapomnimy,
– mamy spokojną głowę i gotowy plany działania,
– możemy rozsądnie rozplanować obowiązki,
– skreślanie/odznaczenie wykonanych zadań daje satysfakcję i motywację do dalszego działania!
Robienie list zadań pozwala też na ustalanie priorytetów – to dobry moment, żeby zastanowić się, czy wszystkie działania są nam niezbędne i na czym powinniśmy i chcemy się skupić. Warto czasem odpuścić mniej ważne rzeczy. 
Doba każdego z nas ma 24 godziny i jeżeli często czujecie, że macie wiecznie za mało czasu, a inni spełniają się w swoich pasjach, to musicie uświadomić sobie, że to po prostu coś, co jest ich priorytetem kosztem innych rzeczy. Może na przykład od dawna nie miały czasu, żeby pójść do kina albo zrobić generalne porządki, ale za to ich marka rośnie w siłę – na tym to polega. 
Polecam Wam też, związane z priorytetami, dzielenie list na zadania ważne i „głupoty” (typu odebranie paczki z paczkomatu, wypranie pościeli, napisanie e-maila). Wtedy mamy jasno oddzielone te dwie strefy i jest prościej realizować większe zadania. 
Dobrą radą (dzięki, Pani Swojego Czasu!) odnośnie „głupot”, jest zastanowienie się przed wpisaniem na listę danej rzeczy, czy nie możemy tego zrobić od razu – może telefon, który mamy wykonać, nie zajmie nam więcej niż 10 minut i zamiast poświęcać ten czasu na wpisanie go i wieczne odkładanie, zrobimy to od razu.
Nie od razu Rzym zbudowano!
Koniecznie rozbijajcie też duże cele i plany na małe kroczki. Nie wpisujcie w codzienne listy zadań haseł typu „odświeżenie wyglądu bloga” albo „nauka na egzamin” – takie „duże” zadania mogą łatwo nas zniechęcić i są za bardzo ogólnikowe, by ich realizacja mogła przebiec sprawnie.
Dlatego też, gdy macie już swój większy cel, wypiszcie na kartce poszczególne, nawet najdrobniejsze punkty, które przybliżą Was do jego realizacji, a następnie rozplanujcie, kiedy się nimi zajmiecie. 
Planowanie czasu wolnego
Kontrowersyjnym tematem jest planowanie czasu wolnego – wiele osób uważa, że to absurd, ale czy nie mieliście czasem takiej sytuacji, że w piątek byliście przekonani, że w weekend zrobicie tyyyle ekscytujących rzeczy, a w niedziele wieczorem uświadamiacie sobie, że poza siedzeniem przed laptopem albo z telefonem nic ciekawego się nie działo? 
Dlatego właśnie warto czasem zaplanować sobie jakieś fajne weekendowe atrakcje – np. spacer po parku, wyjazd za miasto, śniadanie w ulubionej śniadaniowi itd. 
Oczywiście „niewykonanie” takiego planu to nie koniec świata, bo to przecież Was czas wolny na odpoczynek, ale wypisanie sobie kilku weekendowych pomysłów pozwoli uniknąć typowego sobotnio-niedzielnego marazmu 🙂
Co zamiast tradycyjnej, papierowej listy?
Mam nadzieję, że już wiecie, iż listy to do są niezbędne przy planowaniu i organizacji czasu, a teraz dobra wiadomość jest taka, że potrzebujecie do nich tylko kartki i ołówka (chociaż gotowe listy ze sklepów papierniczych bardziej cieszą oko). 
Dla miłośników elektroniki chcę polecić jednak aplikację Google Keep – możecie tam tworzyć zwykłe notatki, ale też właśnie listy. Aplikacja jest prosta i maksymalnie ułatwiająca tworzenie list zadań, zakupów, filmów do obejrzenia i wielu innych. A teraz najlepsza część: notatki możecie współdzielić z innymi użytkownikami Google Keep. My z chłopakiem dzielimy tak na przykład listy zakupów czy porządki – polecam bardzo!
3. Metoda pomodoro
Jeżeli macie problemy ze skupieniem i łatwo się rozpraszacie, metoda pomodoro Was uratuje! To metoda zarządzania czasem pracy/nauki, która polega na działaniu według określonego schematu 25 minut pracy i 5 minut odpoczynku (co kilka „cyklów” jest też dłuższa przerwa). 
Na mnie metoda ta działa świetnie w przypadku sporej ilości nauki – te 25 minut wykorzystuje maksymalnie efektywnie, potem mam krótką przerwę pozwalająca mózgowi odpocząć i następnie znowu wracam do trybu nauki. 
Polecam Wam pobranie którejś z aplikacji do pracy metodą pomodoro (aktualnie używam Brain Focus – na zdjęciu), bo to jednak łatwiejsze niż samodzielne odmierzanie czasu i zapisywanie każdych zrobionych 25 minut tak, by wiedzieć, kiedy pora na dłuższą przerwę (a jak wiemy, dłuższe przerwy są bardzo potrzebne!).
Do tego w aplikacji widzimy też, że zaliczyliśmy już kilka faz nauki/pracy, co z jednej strony motywuje (brawo my!), a z drugiej pozwala też dobrze oszacować, ile czasu zajmuje nam dane zadanie czy zagadnienie. 
I najważniejsze – jak mamy na telefonie otwartą aplikację, to nie wchodzimy co 5 minut na Facebooka czy maila! Powiedźcie, że nie tylko ja mam z tym problem… 

4. Habit tracker 


Monitorowanie nawyków to u mnie nowość – wcześniej albo w ogóle ich nie było, albo wpisywałam je na listę zadań, co tylko sprawiło, że niemiłosiernie się wydłużała, a jej realizowanie frustrowało. Nawyki to pewne regularnie wykonywane czynności, które jednak najpierw trzeba wiele razy powtarzać (naukowy spierają się jaki okres powtarzania wystarczy – to bardzo indywidualna kwestia), by stały się automatyczne i naturalne – tak jak mycie zębów czy ścielanie łóżka. 
I tak jak niektóre z nich są oczywiste i nawet się nad nimi nie zastanawiamy, tak każdy z nas ma na pewno pewne sfery nad którymi chciałby popracować. Nawykiem może być wszystko – picie dużej ilości wody, ćwiczenia fizyczne czy codzienne pięć minut z nauką języka. 
A by nawyk stał się nawykiem, dobrze jest skorzystać właśnie z habit trackera, czyli narzędzia pozwalającego monitorować nawyki. Jego celem jest ustalenie sobie czynności, które chcemy przekształcić w nawyki, określenie, ile razy w tygodniu chcemy je realizować, codzienne zaznaczanie efektów i finalnie – wykreślenie ich z habit trackera, bo przecież staną się nawykami :).

Nawykowe tricki 
W kwestii nawyków poza ich monitorowanie dobrze działa też „przyklejenie” nowego nawyku do czegoś, co robicie już regularnie bądź do określonej pory dnia. I tak, na przykład, jeżeli chcecie więcej się ruszać, to spróbujcie robić to od razu po powrocie do domu albo po lekkim śniadaniu, które przecież jecie codziennie (chyba, że macie z tym taki problem jak ja :)). 
Ja za to próbuję połączyć naukę francuskiego z robieniem jogi – po jodze zawsze mam dużo energii i łatwiej mi się zmobilizować do nauki, zamiast leżeć na kanapie i oglądać Netflixa.
Gdzie wyrabiać sobie nowe nawyki?
Habit trackery znajdziecie do wydrukowania w Internecie i w postaci aplikacji na telefon. Do wybory, do koloru. Ja miałam podejście do gotowego wzoru, ale ostatecznie przeniosłam się do kalendarza – na końcu każdego miesiąca mam maksymalnie prostą tabelkę z dniami i nawykami, a ich wykonywanie zaznaczam kolorową kropką. 
Na razie działa i widzę, że ewidentnie największy problem jest u mnie ze zdrowym odżywaniem – słodycze, brak śniadań i picie wody to moje słabe punkty 🙁 Mam nadzieję, że w przyszłym miesiącu przy tym punkcie pojawi się więcej kropek – trzymajcie kciuki! 

5. Vision board 



Na koniec przygotowałam coś bardziej dla duszy niż narzędzie służące do planowania konkretnych zadań. To vision board, czyli kolaż zdjęć lub haseł, który ma wizualizować Wasze cele, plany i marzenia. Niby takie „nic”, ale powieszone przy Waszym miejscu pracy poprawia nastrój i przypomina o tym, co dla Was naprawdę istotne. Wiadomo, że same zobrazowanie celów nie załatwi ich realizacji, ale dobre nastawienie jest ważne. 
Vision board najfajniej tworzyć co jakiś czas – np. na początku roku szkolnego czy kalendarzowego, na początku każdej pory roku itd. W końcu nasze plany i marzenia się zmieniają i warto odświeżać sobie swoje priorytety. 
***
Oczywiście powyższe narzędzia to nie jedyne możliwe sposoby optymalizacji pracy i planowania, ale  na pewno moje ulubione, sprawdzone i przede wszystkim proste. Wam też z pewnością będą dobrze służyły, jeżeli się na nie zdecydujecie.

Mam też nadzieję, że moje posty dotyczące organizacji i planowania przypadły Wam do gustu – dajcie znać w komentarzach!

Posts created 130

12
Dodaj komentarz

avatar
6 Comment threads
6 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
0 Comment authors
Ewa PiotrowskaWięcej niż efektMelodylaniellaMarta Klucznajaryszek Recent comment authors
  Subscribe  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
Tęczowa Ośmiornica
Gość

Przydatne dla studenciaków 😉

jaryszek
Gość

Ciekawy post, przyda się !
Nie zgadzam się, że tylko dla Studenciaków – np. metoda pomodoro – dopiero od niedawna korzystam, a jest to rewelacja.

Marta Kluczna
Gość

Kilka razy używałam metody pomodoro, ale jakoś mi nie leży. Bj mam i super się sprawdza do zarządzania czasem i blogiem. Cenny wpis 🙂

Melodylaniella
Gość

Dodałam wpis do ulubionych bo bardzo mi się przyda!

Więcej niż efekt
Gość

Super wskazówki 🙂 Lubię korzystać z plannera i listy zadań, czasem korzystam z Trello 😉

Ewa Piotrowska
Gość

Całe lata używałam książkowych planerów, ale ostatecznie przerzucialam się na elektroniczny 😁

Related Posts

Begin typing your search term above and press enter to search. Press ESC to cancel.

Leć do góry